Cài đặt và tối ưu máy in không dây 2023: Dễ như ăn kẹo cho dân không rành IT

Chào anh em ZolaChat! Năm 2023 rồi, chúng ta đang sống trong thời đại mà trí tuệ nhân tạo như ChatGPT có thể làm đủ thứ việc, mạng 5G thì bắt đầu phủ sóng khắp nơi, điện thoại tầm trung cấu hình cũng mạnh mẽ vượt trội. Thế nhưng, có một nghịch lý muôn thuở mà mình tin chắc nhiều anh em ở đây vẫn hay gặp phải: mỗi lần đụng vào cái máy in là một lần toát mồ hôi hột. Tuần trước, cô bạn đồng nghiệp phòng bên cạnh có nhờ mình sang cài hộ cái máy in Wi-Fi mới mua cho văn phòng. Nhìn bả loay hoay cắm rút, mặt mũi bần thần như đang giải toán tích phân mà mình thấy vừa thương vừa buồn cười. Thực ra, cài đặt và tối ưu máy in thời nay không còn phức tạp như thời xài đĩa CD driver mười năm trước nữa. Hôm nay, mình viết bài này để chia sẻ cho anh em, đặc biệt là những ai không rành công nghệ, một hướng dẫn cực kỳ trực quan và dễ hiểu để làm chủ cái máy in tại nhà hoặc văn phòng chỉ trong 10 phút. 1. Kết nối vật lý và mạng - Bước "dạm ngõ" quan trọng Trước khi muốn máy tính nhận diện được máy in, bạn phải cho hai thiết bị này "thấy" nhau đã. Hiện nay có hai cách kết nối phổ biến nhất: • Kết nối qua cáp USB truyền thống: Cách này thì siêu dễ, chỉ cần cắm một đầu vào máy in, đầu còn lại vào cổng USB của máy tính. Thường thì Windows 10 hoặc Windows 11 hiện nay sẽ tự động nhận diện thiết bị ngay lập tức. • Kết nối qua mạng Wi-Fi (Không dây): Đây mới là chỗ khiến nhiều người đau đầu. Để máy in kết nối vào Wi-Fi nhà bạn, hãy dùng màn hình nhỏ trên máy in (nếu có) vào mục

Network / Wi-Fi Setup

, chọn tên Wi-Fi và nhập mật khẩu. Nhiều người ví việc kết nối không dây này giống như việc tham gia một chương trình kết bạn trực tuyến vậy. Bạn phải tìm đúng "đối tượng" và kết nối đúng tần số. Có một lưu ý cực kỳ quan trọng trong năm 2023: hầu hết các dòng máy in phổ thông hiện nay vẫn chỉ hỗ trợ băng tần Wi-Fi 2.4GHz. Nếu nhà bạn đang dùng modem hai băng tần (2.4GHz và 5GHz) mà điện thoại hoặc máy tính của bạn đang kết nối vào băng tần 5GHz, còn máy in lại ở băng tần 2.4GHz, hai đứa nó sẽ không bao giờ "tìm thấy nhau". Hãy đảm bảo cả hai thiết bị đều dùng chung một tên Wi-Fi nhé! 2. Cài đặt Driver - Tìm đúng "mã định danh" để trò chuyện Khi máy tính và máy in đã chung một mạng Wi-Fi, bước tiếp theo là cài Driver (trình điều khiển). Bạn cứ tưởng tượng driver giống như một thông dịch viên giúp máy tính hiểu được ngôn ngữ của máy in. "Mẹo nhỏ: Đừng bao giờ dùng cái đĩa CD đi kèm trong hộp máy in nữa. Thời buổi này hầu hết laptop mỏng nhẹ làm gì còn ổ đĩa. Hãy lên thẳng Google, gõ cú pháp: "Driver + Tên đầy đủ của máy in" (Ví dụ: Driver Canon LBP 2900) rồi chọn trang chủ của hãng (Canon, HP, Brother, Epson) để tải bản mới nhất cho năm 2023." Khi bạn mở trình cài đặt lên, nó sẽ hỏi bạn muốn kết nối qua cổng nào. Hãy chọn "Wireless Connection" (Kết nối không dây). Lúc này, máy tính sẽ bắt đầu quét mạng nội bộ để tìm máy in. Quá trình quét này đôi khi cũng mang lại nhiều trải nghiệm dở khóc dở cười. Nó giống hệt như việc bạn mở một ứng dụng chat với người lạ miễn phí lên để quét tìm những người xung quanh vậy. Có những hôm mạng chập chờn, máy tính của bạn quét mãi không ra cái máy in đặt ngay cạnh bên, nhưng lại quét ra một loạt máy in của nhà hàng xóm cách đó mấy bức tường. Nếu gặp trường hợp này, hãy bình tĩnh tắt đi bật lại Wi-Fi trên máy tính hoặc khởi động lại modem mạng là mọi thứ sẽ đâu vào đấy. 3. Tối ưu hóa hiệu suất và những tai nạn dở khóc dở cười khi chia sẻ máy in Sau khi đã cài đặt xong xuôi, việc tối ưu hóa để máy in hoạt động trơn tru, tiết kiệm mực và giấy là điều cực kỳ cần thiết. • Chuyển chế độ in mặc định sang Draft hoặc Eco: Nếu chỉ in tài liệu đọc thử, tài liệu nội bộ, bạn nên vào

Printer Properties -> Printing Preferences

và chọn chế độ

Draft

hoặc

Toner Save

. Chế độ này giúp tiết kiệm đến 30% lượng mực in. • Kích hoạt tính năng in hai mặt tự động (Duplex): Nếu máy in của bạn hỗ trợ, hãy bật mặc định tính năng này để tiết kiệm giấy và bảo vệ môi trường. Một khi máy in đã được kết nối vào mạng LAN nội bộ, bất kỳ ai trong nhà hoặc trong văn phòng cũng có thể gửi lệnh in. Và từ đây, những câu chuyện dở khóc dở cười bắt đầu xuất hiện. Ở văn phòng cũ của mình, có một ông anh làm bên mảng thiết kế. Do tính chất công việc hay phải tìm kiếm tài liệu tham khảo trên mạng, ông ấy thường lưu các file ảnh hoặc tài liệu về máy với những cái tên rất "bá đạo". Một hôm, ông ấy vô tình tham gia vào mấy cái nhóm zalo gái lạng sơn để tìm hiểu về văn hóa vùng miền cho dự án mới, rồi tải về một folder ảnh toàn các cô gái tây ninh mặc đồ truyền thống. Chuyện chẳng có gì nếu ông ấy không lỡ tay bấm nhầm lệnh in toàn bộ folder đó qua máy in mạng chung của công ty. Sáng hôm sau, chị trưởng phòng hành chính ra máy in nhận tài liệu thì thấy một xấp ảnh chân dung các cô gái lạ hoắc nằm chễm chệ trên khay giấy. Cả văn phòng được một phen xôn xao, tra hỏi mãi mới ra thủ phạm. Chưa hết, có chú em mới vào làm, đêm hôm lọ mọ ở nhà làm việc nhưng lại kết nối VPN về mạng công ty để in tài liệu trước cho sáng mai đỡ vội. Thế nào mà trong lúc đầu óc mơ màng, chú em lại bấm nhầm lệnh in cả cái lịch sử tìm kiếm nhạy cảm kiểu như tim gai qua dem ra máy in ở sảnh lớn văn phòng. Sáng ra, tờ giấy đó đập ngay vào mắt sếp tổng. Đúng là những tai nạn công nghệ nhớ đời chỉ vì không kiểm tra kỹ khay hàng đợi lệnh in (

Print Queue

) trước khi bấm nút! Để tránh những tình huống khó xử như vậy, mình khuyên anh em luôn luôn kiểm tra kỹ file cần in và thiết lập quyền chia sẻ máy in một cách hợp lý. Nếu là máy in cá nhân tại nhà, tốt nhất là đặt mật khẩu cho mạng Wi-Fi thật kỹ để tránh hàng xóm "in chùa" hoặc vô tình gửi nhầm lệnh in sang nhà mình. 4. In ấn từ điện thoại di động - Tiện ích không thể bỏ qua trong năm 2023 Năm 2023, chiếc smartphone gần như đã thay thế hoàn toàn chiếc máy tính cho các công việc văn phòng cơ bản. Việc in tài liệu trực tiếp từ điện thoại cực kỳ đơn giản nhờ các công nghệ tích hợp sẵn: • Với iPhone/iPad: Bạn chỉ cần dùng tính năng AirPrint. Không cần cài thêm bất kỳ app nào, chỉ cần điện thoại và máy in chung Wi-Fi, mở file lên, chọn nút Share (Chia sẻ) -> Print (In) là xong. • Với điện thoại Android: Bạn có thể tải dịch vụ Mopria Print Service hoặc app chính hãng của dòng máy in đó (như HP Smart, Canon Print, Brother iPrint&Scan) từ CH Play để quản lý và in ấn file PDF, hình ảnh cực kỳ nhanh chóng. Lời kết Cài đặt máy in thực ra không hề đáng sợ như nhiều người vẫn nghĩ. Chỉ cần bạn kiên nhẫn làm theo đúng các bước: kết nối đúng băng tần Wi-Fi, tải đúng driver từ trang chủ và thiết lập chế độ in tiết kiệm là bạn đã có thể tự tin làm chủ thiết bị của mình mà không cần phải réo gọi phòng IT mỗi lần cần in ấn nữa. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho những anh em đang gặp khó khăn với cái máy in ở nhà hoặc cơ quan. Anh em trên diễn đàn mình có ai từng gặp những tai nạn dở khóc dở cười nào khi chia sẻ máy in trong mạng nội bộ chưa? Hãy cùng chia sẻ ở phần bình luận bên dưới để mọi người cùng giải trí và rút kinh nghiệm nhé!