Xu hướng WFH 2020: Làm chủ công cụ làm việc nhóm và câu chuyện kết nối mùa giãn cách

Chào anh em ZolaChat, lại là mình đây. Thấm thoát mà chúng ta đã đi qua hơn nửa năm 2020 với bao biến động lịch sử. Chưa bao giờ cụm từ "giãn cách xã hội" hay "WFH" (Work From Home) lại trở nên quen thuộc với dân văn phòng và anh em tech đến thế. Từ một xu hướng mang tính thử nghiệm, làm việc từ xa giờ đây đã trở thành phương thức bắt buộc để duy trì hoạt động của các doanh nghiệp trong mùa dịch Covid-19 này. Ngồi một mình trong bốn bức tường với chiếc máy tính chạy Windows 10, chắc hẳn nhiều anh em cũng như mình, vừa phải làm quen với nhịp sống không tiếng còi xe, vừa phải đánh vật với hàng tá công cụ trực tuyến để giữ kết nối với đồng nghiệp. Hôm nay, mình muốn cùng anh em mổ xẻ về xu hướng làm việc từ xa này, những công cụ hỗ trợ nhóm tốt nhất hiện nay, và cả những câu chuyện kết nối thú vị (lẫn dở khóc dở cười) trong những ngày tháng lịch sử này. 1. Những công cụ "cứu cánh" cho làm việc nhóm mùa dịch 2020 Nếu như trước đây, việc họp hành chỉ cần bước vào phòng họp họp 5-10 phút là xong, thì nay tất cả đều phải chuyển dịch lên môi trường số. Dưới đây là những công cụ mà team mình đang sử dụng hằng ngày để duy trì hiệu suất: • Zoom & Google Meet: Đây chắc chắn là hai cái tên thống trị năm 2020. Zoom nổi bật với tính năng chia màn hình mượt mà và hỗ trợ số lượng người tham gia lớn, cực kỳ thích hợp cho các buổi họp toàn công ty. Trong khi đó, Google Meet lại cực tiện lợi vì tích hợp sẵn trong hệ sinh thái G Suite, chỉ cần bấm một click từ Google Calendar là có thể vào họp ngay trên trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp. • Slack & Microsoft Teams: Để trao đổi công việc hằng ngày thay cho việc gửi email rườm rà, team mình dùng Slack. Việc chia các kênh (channel) theo từng dự án giúp luồng thông tin không bị loãng. Với các doanh nghiệp lớn chuộng bảo mật, MS Teams đi kèm bộ Office 365 là một lựa chọn cực kỳ tối ưu. • Trello & Notion: Quản lý tiến độ công việc từ xa mà không có bảng Kanban thì đúng là thảm họa. Trello giúp mọi người nhìn rõ ai đang làm gì, task nào đang bị nghẽn một cách trực quan nhất. Mẹo nhỏ cho anh em khi họp Zoom để tránh tiếng ồn xung quanh là hãy luôn để chế độ Mute mặc định, và sử dụng phím tắt nhanh:

Spacebar (nhấn giữ để nói tạm thời)

Hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt trên Windows 10 để bật/tắt nhanh mic:

Alt + A

2. Khi ranh giới công việc và cuộc sống bị xóa nhòa Làm việc từ xa nghe thì có vẻ tự do, nhưng thực tế ai trải qua rồi mới hiểu cảm giác "bị xích" vào bàn làm việc từ 8h sáng đến 9h tối. Không còn những buổi trà đá vỉa hè, không còn những giờ tan tầm rủ nhau đi làm vài ly bia hơi để xả stress. Sự cô đơn và cảm giác tù túng là điều không thể tránh khỏi. Để giải tỏa căng thẳng sau những giờ họp căng thẳng trên Google Meet, nhiều anh em trong công ty mình đã tìm đến các hình thức giải trí online mới lạ. Người thì chọn xem các chương trình hẹn hò việt nam trên YouTube để tìm lại chút gia vị lãng mạn của cuộc sống thường nhật, người thì mò mẫm tải các ứng dụng kết bạn. Thậm chí, có cậu em trong team còn rủ mình chơi thử mấy cái app chat cùng người lạ để tìm người nói chuyện phiếm cho đỡ cuồng chân trong những ngày cách ly xã hội. "Làm việc tại nhà giúp chúng ta an toàn trước dịch bệnh, nhưng nó cũng vô tình dựng lên những bức tường ngăn cách tâm hồn. Việc tìm kiếm những kết nối mới trên không gian mạng đôi khi là liều thuốc giải độc duy nhất cho sự cô đơn mùa dịch." 3. Nhu cầu kết nối trực tuyến bùng nổ ở mọi lứa tuổi Không chỉ có giới trẻ hay dân công nghệ chúng ta mới biết tìm niềm vui trên mạng. Đợt dịch này, mình lướt Facebook và các diễn đàn thì thấy ngay cả các cô, các chú lớn tuổi cũng đang tích cực tham gia vào các hội nhóm online. Điển hình là các group thuộc hội độc thân u40 50 60 hoạt động cực kỳ xôm tụ. Mọi người chia sẻ với nhau từ công thức nấu ăn, cách chăm sóc cây cảnh trong nhà cho đến những tâm sự tuổi xế chiều khi con cháu đều bận rộn WFH. Công nghệ năm 2020 thực sự đã xóa nhòa khoảng cách thế hệ, đưa mọi người lại gần nhau hơn khi thế giới ngoài kia đang tạm thời đóng cửa. Một câu chuyện khá vui từ ông anh đồng nghiệp của mình ở Đồng Nai. Ông ấy năm nay ngoài 30, đợt này về quê tránh dịch kết hợp làm việc từ xa. Sợ con trai ế, mẹ ông ấy cứ hối thúc tìm kiếm cơ hội hẹn hò ở biên hòa qua các hội nhóm đồng hương trên Zalo. Thế là ban ngày thì ông ấy code sấp mặt, tối đến lại lên mạng nhắn tin tìm hiểu đối tượng. Đúng là trong cái khó ló cái khôn, dịch dã không ngăn được tinh thần tìm kiếm tình yêu của anh em ta! 4. Góc cảnh giác: Những cạm bẫy trên không gian mạng mùa dịch Tuy nhiên, khi nhu cầu giao lưu, kết bạn online tăng cao thì đây cũng là mảnh đất màu mỡ cho những kẻ lừa đảo lộng hành. Lợi dụng sự nhẹ dạ cả tin và tâm lý cô đơn của nhiều người trong mùa dịch, trên các mạng xã hội và diễn đàn rác xuất hiện nhan nhản các bài đăng mời chào, chia sẻ số điện thoại làm gái gọi hoặc dịch vụ hẹn hò nhanh. Anh em cần cực kỳ tỉnh táo trước những chiêu trò này. Đa phần đây đều là những chiếc bẫy tinh vi của các nhóm tội phạm công nghệ cao. Chúng sử dụng hình ảnh giả mạo, số điện thoại ảo để dụ dỗ anh em chuyển khoản đặt cọc, nạp thẻ cào hoặc lừa cài đặt các phần mềm độc hại có chứa mã độc tống tiền vào điện thoại Android hoặc máy tính. Hãy nhớ rằng, bảo mật thông tin cá nhân và giữ một cái đầu lạnh luôn là ưu tiên hàng đầu khi hoạt động trên môi trường internet, đặc biệt là trong giai đoạn nhạy cảm này. 5. Lời kết Năm 2020 sắp đi qua với những trải nghiệm chưa từng có trong đời. Xu hướng làm việc từ xa có thể chỉ là giải pháp tình thế ở thời điểm hiện tại, nhưng những thói quen và công cụ hỗ trợ nhóm mà chúng ta đang sử dụng hôm nay chắc chắn sẽ định hình lại cách thức làm việc của tương lai. Bên cạnh việc hoàn thành tốt task của sếp, anh em cũng đừng quên chăm sóc sức khỏe tinh thần của bản thân nhé. Hãy đứng dậy vươn vai sau mỗi 1 tiếng làm việc, uống đủ nước, và dành thời gian trò chuyện với gia đình, bạn bè nhiều hơn. Còn anh em thì sao? Team của anh em đang sử dụng công cụ nào để WFH hiệu quả nhất? Anh em có gặp phải tình huống dở khóc dở cười nào khi họp online tại nhà không? Hãy cùng chia sẻ ở bên dưới để mọi người cùng thảo luận nhé!